Quando se trabalha com freelancers, é importante definir expetativas relativamente às despesas de deslocação dos freelancers.
A política de despesas de viagem da sua empresa abrange a gestão das despesas dos contratantes? Ao trabalhar com freelancers, consultores ou prestadores de serviços, é importante que a sua política de reembolso de despesas de viagem seja clara.
Neste artigo, abordaremos os desafios comuns que provavelmente enfrentará ao controlar e reembolsar despesas de viagem de freelancers. Com um esboço definido das despesas admissíveis, métodos de faturação e documentação necessária, assegurará que as equipas financeiras e os freelancers estão em sintonia.
Sim, os contratantes podem frequentemente apresentar um pedido de reembolso de despesas de viagem, mas o processo pode ser diferente do dos trabalhadores a tempo inteiro. As despesas admissíveis dos contratantes incluem todos os custos incorridos no âmbito da atividade profissional, quer se trate de quilómetros utilizados para visitar um cliente ou de voos e custos de alojamento decorrentes de uma visita a uma feira comercial.
Os contratantes independentes ou freelancers podem, em geral, solicitar o reembolso das despesas de viagem à autoridade fiscal do seu país ou diretamente a um cliente. Em ambos os casos, é importante que mantenham registos precisos de todas as despesas, juntamente com faturas ou recibos como prova.
As regras para as despesas de viagem reembolsáveis dos contratantes são comparáveis a qualquer outra despesa de viagem de negócios. Geralmente, as despesas são permitidas desde que o dinheiro tenha sido gasto em atividades necessárias fora do domicílio ou do escritório e não por motivos pessoais.
As regras variam consoante o país. Na maior parte dos casos, as despesas admissíveis de um contratante incluem, por exemplo, passagens aéreas, alojamento, alimentação, aluguer de automóveis, combustível, quilometragem, taxas de estacionamento, entradas ou bilhetes para conferências e transportes públicos.
Dependendo do tipo de trabalho que o contratante efetua para a sua empresa, também podem ser incluídos custos específicos do trabalho, como o aluguer de audiovisuais
Em termos de despesas não admissíveis do contratante, os freelancers não devem esperar o reembolso de despesas pessoais. Isto pode incluir coisas como entretenimento no quarto de hotel, deslocações diárias ou uma roupa nova para uma viagem de negócios. As despesas que ultrapassam o orçamento, como os voos em classe executiva e os hotéis de luxo, também podem não ser elegíveis para reembolso. Também é importante clarificar estas despesas permitidas e não permitidas com uma política de viagens para freelancers.
Antes de determinar a melhor forma de gerir as despesas de viagem de um freelancer, é importante compreender as implicações fiscais. Começa por definir o papel do trabalhador na sua organização e se este pode ou não ser considerado trabalhador independente.
As regras específicas de classificação dos trabalhadores por conta de outrem variam consoante o país. Estas terão impacto nas obrigações de reembolso de despesas da sua empresa, dependendo do facto de ser considerado empregador ou cliente de um contratante. Eis algumas perguntas que determinam se o trabalhador é classificado como empregado ou trabalhador independente para efeitos fiscais:
Se a resposta a estas perguntas for afirmativa, é mais provável que seja classificado como empregado.
Se a resposta a estas perguntas for afirmativa, o indivíduo deve normalmente ser classificado como contratante independente.
Também pode utilizar o website do governo do seu país para obter mais informações sobre classificações de emprego. Entre os exemplos contam-se o HMRC do Reino Unido Check Employment Status for Tax (CEST) ou o Ministério Federal dos Assuntos Económicos da Alemanha. Nos Estados Unidos, utilize o website do IRS para obter esclarecimentos.
A diferença é importante para o cumprimento das obrigações fiscais - tanto para a sua empresa como para o contratante.
Os trabalhadores de agências, também designados por trabalhadores temporários ou temporários, podem frequentemente solicitar despesas de deslocação, mas tal será tratado pela agência e não pela sua empresa.
Quando as empresas contratam trabalhadores através de uma agência de trabalho temporário, é a agência que paga os salários e as despesas do contratante. Isto deve-se ao fato de a agência ser um terceiro prestador de serviços entre o contratante e a empresa.
Se a sua empresa contrata contratantes através de uma agência, as despesas de viagem devem ser consideradas como parte de quaisquer taxas negociadas com a agência, e não com o trabalhador.
Quando existe uma distinção clara entre empregados a tempo inteiro e freelancers, podem aplicar-se diferentes procedimentos de gestão de despesas.
As ajudas de custo são montantes fixos atribuídos para cobrir despesas de viagem diárias, incluindo alojamento, refeições e acessórios. Habitualmente utilizadas para reembolsar os empregados, as ajudas de custo também podem pagar as despesas das empresas freelance e simplificar os reembolsos.
Ao trabalhar com contratantes, pode ser necessário negociar para encontrar uma taxa mutuamente favorável. Como ponto de partida, as empresas podem seguir as taxas padrão estabelecidas pelas autoridades governamentais ou escolher as suas próprias taxas com base nos valores atuais do custo de vida.
É muitas vezes preferível selecionar as taxas oficiais regulamentares das viagens, que são frequentemente atualizadas.
Como base para a negociação, eis exemplos de ajudas de custo diárias do Departamento de Estado dos EUA, da União Europeia e do Governo do Reino Unido.
Depois de negociar uma taxa diária, coloque-a num acordo escrito claro. Esta deve incluir não só o montante das ajudas de custo, mas também as despesas cobertas e as respetivas implicações fiscais.
Para além das taxas de despesas de viagem, outro fator a considerar é o seu método de faturação preferido. Quando os contratantes viajam em seu nome, podem cobrar-lhe as despesas, dependendo da classificação fiscal.
Os contratantes enviam normalmente faturas de acordo com um dos seguintes métodos:
Se aceitar faturas antecipadas, é importante verificar as despesas estimadas. Uma forma de o fazer é utilizar uma solução de gestão de viagens para PME como Tripeden.com for Business, onde terá visibilidade total sobre as tarifas de alojamento, voos e aluguer de carros num único local. Também pode partilhar fornecedores aprovados com os contratantes para manter os custos de deslocação dentro do orçamento.
As implicações fiscais das despesas das empresas freelance podem tornar-se rapidamente complicadas. Um pormenor importante a considerar é o Imposto sobre o Valor Acrescentado (IVA). Se o seu contratante estiver registado para efeitos de IVA, terá de cobrar o IVA sobre os serviços prestados e certificar-se de que o IVA não é aplicado duas vezes ao reembolso das despesas.
Uma política clara de reembolso de contratantes elimina qualquer confusão do processo de despesas de viagem. Não só ajuda a sua empresa a manter-se dentro do orçamento quando paga as despesas de deslocação dos contratantes, como também define as expectativas de ambas as partes.
Pode utilizar um modelo de política de despesas de deslocação existente em e adaptá-lo com pormenores específicos dos contratantes. Certifique-se de que responde às seguintes perguntas:
A melhor forma de gerir as despesas dos contratantes depende da dimensão e do fluxo de trabalho da sua empresa. Aqui ficam algumas dicas finais para otimizar a gestão das despesas dos freelancers.
Para cumprir os seus próprios prazos contabilísticos, é importante receber todas as faturas e recibos atempadamente. Caso contrário, os recibos podem desaparecer e o processamento pode sofrer atrasos. [page=4517](Trabalhar com contratantes significa que nem sempre terá a sua equipa no local, o que significa que é ainda mais importante estabelecer prazos claros para a apresentação de relatórios de despesas.
Tire partido da tecnologia) para simplificar o processo de pedidos de reembolso. Peça aos empreiteiros que carreguem digitalmente os recibos e faturas à medida que são recebidos para acelerar o processo de reembolso. Aplicações como a Expensify permitem que os viajantes em negócios tirem fotografias dos recibos em viagem para os carregarem instantaneamente, e também incluem funcionalidades de controlo de quilómetros, bem como a integração total com ferramentas de contabilidade para uma faturação mais precisa.
As tarifas médias dos hotéis podem variar muito de um ano para o outro, especialmente quando se tem em conta as flutuações cambiais e a inflação regional. Antes de negociar as ajudas de custo diárias com os novos contratantes, certifique-se de que fez uma pesquisa sobre o custo das viagens em tempo real. Utilize ferramentas como Tripeden.com for Business para comparar preços de voos e alojamento e encontrar as melhores tarifas para empresas.
Independentemente do país em que está a operar, verifique os regulamentos fiscais locais quando se trata de trabalhar com freelancers ou empregados. Isto terá um impacto direto nas deduções das despesas de viagem, que é algo que tem de incluir no seu orçamento. A manutenção de registos precisos é também vital para cumprir a legislação e os regulamentos fiscais.
Com as ferramentas de controlo de despesas, as empresas ganham visibilidade em tempo real sobre as despesas de viagem dos contratantes, reduzindo a burocracia morosa. E com o software de gestão de viagens, poderá simplificar o processo de reembolso de despesas de viagem tanto para os empregados a tempo inteiro como para os contratados. Tripeden.com for Business ajuda as empresas a gerir os itinerários dos contratantes, mantendo as despesas de viagens de negócios em conformidade com as necessidades orçamentais. Integre a conformidade com a política no processo de reserva, tirando partido de descontos exclusivos e de apoio ao cliente 24 horas por dia, 7 dias por semana.
Uma política de despesas de viagem clara define as expectativas para quem viaja a negócios.
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