Veja quando remarcar e solicitar reembolsos por atraso de voos.
As interrupções nas viagens podem inviabilizar até a viagem de negócios mais bem planeada, exigindo a remarcação de voos em tempo útil. As [enquanto os números acumulados no ano](http://www.caa.co.uk/data-and-analysis/uk-aviation-market/airports/uk-airport-data/latest-quarterly-statistics/]estatísticas da Autoridade de Aviação Civil (CAA)() mostram que 1,4% dos voos foram cancelados com menos de 24 horas de antecedência só no Reino Unido no ano passado,[http://www.transportation.gov/briefing-room/2024-flight-cancellation-rate-below-pre-pandemic-levels-heading-labor-day-weekend) mostraram que 1,6% dos voos foram cancelados nos EUA em agosto de 2024. Por isso, embora a maioria dos itinerários decorra conforme o planeado, é importante preparar-se para estas situações. Porque é que os voos são cancelados? Qualquer coisa, desde problemas mecânicos a greves de funcionários, pode causar atrasos dispendiosos.
Não importa se está a reservar voos para a sua equipa ou a viajar em negócios, saiba como remarcar voos cancelados de forma eficiente e reivindicar a indemnização adequada através da companhia aérea ou com o seguro de cancelamento de voos.
O cancelamento de voos nos aeroportos ocorre por vários motivos, seja por condições meteorológicas extremas ou por questões de segurança. Erros mecânicos, voos sobre lotados e falta de pessoal podem causar interrupções sem aviso prévio aos viajantes.
Os eventos meteorológicos são uma das principais causas de cancelamento de voos nos aeroportos. Embora as aeronaves modernas sejam concebidas para suportar ambientes de alta pressão, eventos invulgares, como nuvens de cinzas vulcânicas e condições de queda de neve, causam normalmente interrupções.
Os problemas técnicos também levam a cancelamentos em massa, comoa interrupção cibernética global em 2024, que levou à interrupção de voos nos Estados Unidos, Europa e Ásia. Neste incidente, apenas a Delta Airlines cancelou 20% dos seus voos quando os funcionários não conseguiram fazer login no software.
Os cancelamentos de voos nos aeroportos podem ser dispendiosos para os administradores de viagens corporativas, não só em termos de remarcação de voos cancelados, mas também considerando o custo das refeições e alojamento adicional para os funcionários durante os atrasos. O que está e não está coberto pela companhia aérea varia de acordo com a região e a transportadora.
As companhias aéreas são responsáveis pelos seus passageiros, pelo que, quando os voos sofrem atrasos ou são cancelados, devem organizar um voo alternativo sem custos adicionais. Devem também fornecer refeições e alojamento para atrasos significativos e oferecer um reembolso total caso nenhum transporte alternativo seja aceitável.
Não existem leis federais em vigor nos Estados Unidos para proteger os consumidores em caso de cancelamento de voo. Em vez disso, estas políticas são definidas por companhias aéreas individuais. Ao reservar um voo executivo, é importante verificar os termos e condições da companhia aérea para esclarecer cancelamentos e atrasos.
A maioria emitirá reembolsos integrais para cancelamentos, mas alguns só acomodarão viajantes em voos posteriores. Se a companhia aérea não puder fornecer um novo voo em tempo útil, poderá esperar uma compensação adicional.
As companhias aéreas podem oferecer reembolsos em dinheiro ou crédito. Os vales de crédito são geralmente oferecidos em vez de um reembolso em dinheiro, mas esteja atento às datas de validade dos mesmos, pois alguns expiram no prazo de um ano. Ao elaborar uma política de viagens da empresa, crie uma estrutura clara para os métodos de reembolso preferenciais.
Por outro lado, a União Europeia oferece um elevado grau de proteção aos passageiros. Os viajantes em negócios podem selecionar um lugar no próximo voo disponível ou solicitar um reembolso total. Se não houver nenhum voo adequado disponível na companhia aérea original, tem a opção de remarcar os voos cancelados com uma transportadora diferente. A companhia aérea original é obrigada a cobrir a diferença de tarifa se o voo remarcado for mais caro.
A legislação da UE também abrange os viajantes de negócios em caso de atrasos significativos nos voos. Se estas durarem mais de três horas, os viajantes têm direito a uma indemnização adicional até 600 euros, dependendo do itinerário.
De acordo com a lei do Reino Unido, os direitos dos passageiros são protegidos, mas o método exato para a compensação e remarcação varia de acordo com a companhia aérea. As companhias aéreas devem notificar o requerente sobre como solicitar a restituição de valores por voos cancelados, sendo que esta informação também estará no seu website.
No Reino Unido, a compensação depende do aviso de cancelamento dado, se essa interrupção está sob o controlo da companhia aérea e da duração da interrupção.
Para voos com menos de 1 500 km, a CAA afirma que os viajantes de negócios podem ter direito a uma indemnização de 220 libras, reduzida em 50% se o voo de substituição for comparável à duração do voo original. Para viagens de longa distância, a compensação vai até um máximo de 520 libras.
Na maioria dos casos, receberá uma indemnização por voos cancelados, mas esta pode variar de acordo com a região do mundo e as leis de proteção do consumidor. Também vale a pena verificar os termos e condições da sua companhia aérea.
Sim, se o atraso for suficientemente longo, os passageiros dentro da UE receberão uma compensação adequada para cobrir o custo de uma estadia noturna.
A maioria das viagens de negócios decorrem sem problemas, mas o que acontece quando um viajante chega ao aeroporto e vê o temido aviso de cancelamento no local de embarque? Aqui estão as medidas imediatas a serem tomadas para evitar interrupções adicionais.
Reúna informações para tomar uma decisão informada. A sua companhia aérea deve oferecer viagens alternativas, mas isso pode envolver remarcar o próximo voo, esperar um dia, apanhar um comboio ou até mesmo utilizar um concorrente.
A remarcação do próximo voo é geralmente preferível, sempre que possível. As companhias aéreas sugerem frequentemente um itinerário alternativo imediatamente, remarcando automaticamente os passageiros para o próximo voo disponível. Também não há necessidade de esperar numa longa fila para confirmar os detalhes do voo. Isto pode ser feito rapidamente através da aplicação da companhia aérea ou do portal online.
Se a companhia aérea não oferecer automaticamente um novo lugar no próximo voo, os planeadores de viagens podem utilizar ferramentas de reserva online, como o Tripeden.com for Business, para encontrar os melhores voos executivos alternativos.
Itinerários complicados podem exigir o redirecionamento de vários troços da viagem, pelo que é melhor obter uma visão geral dos movimentos dos membros da equipa para evitar interrupções adicionais. Os cancelamentos podem ser causadores de stress. Os gestores de viagens devem perguntar aos colaboradores sobre as suas preferências, se preferem regressar a casa rapidamente ou passar a noite num hotel.
As interrupções climáticas ou os problemas informáticos podem paralisar sistemas inteiros, o que significa que pode não haver alternativas imediatas. Nesta fase, os viajantes terão de falar diretamente com os agentes de apoio ao cliente da companhia aérea, especialmente se já estiverem no aeroporto. Mantenha a calma enquanto a equipa se esforça para encontrar uma solução, seja uma remarcação ou um reembolso. Guarde todos os recibos das despesas incorridas durante os atrasos, incluindo comida e bebida, chamadas telefónicas e alojamento.
Os clubes de fidelização valem muito a pena durante longos atrasos ou cancelamentos de voos, oferecendo acesso a salas VIP e primeira preferência na reserva de novos voos. Os passageiros de primeira classe e classe executiva devem falar com os representantes da companhia aérea para saber quais as vantagens que podem esperar durante um longo atraso.
A segurança dos colaboradores que viajam deve estar sempre em primeiro lugar, incluindo quando se trata de cancelamentos de voos. Utilize uma solução de gestão de viagens que inclua visibilidade total sobre os colaboradores que viajam para que possa acompanhar quaisquer alterações inesperadas no itinerário e prestar assistência ao cliente 24 horas por dia, 7 dias por semana.
Embora as companhias aéreas tenham o dever de cobrir o custo de remarcação de voos, dependendo da região e da legislação do consumidor, perdas adicionais podem exigir um seguro de viagem empresarial. A maioria das apólices cobre o abandono de viagem, mas as especificidades do seguro de cancelamento de voo variam de acordo com a apólice e o operador.
O reembolso por cancelamento aplica-se geralmente a despesas incorridas durante um atraso ou cancelamento que nem sempre podem ser cobertas pela companhia aérea, tais como alojamento, refeições, transporte e chamadas telefónicas.
O seguro padrão de viagens corporativas cobre coisas como bagagem perdida e tratamento médico, bem como cobertura relacionada com o trabalho para coisas como equipamento empresarial.
Tal como ao registar qualquer pedido de seguro, é importante guardar os recibos, cartões de embarque e quaisquer outros documentos. Se interagir com a companhia aérea, guarde as transcrições dessas conversas.
Quando os voos são cancelados devido a “circunstâncias extraordinárias”, os passageiros podem não receber automaticamente uma compensação. Estes são factores fora do controlo da companhia aérea, tais como:
Embora estas questões deem motivos para rejeitar pedidos de indemnização por voos cancelados, muitas companhias aéreas ainda oferecem reembolsos por atrasos de voos como medida de boa vontade. E quando a compensação não for fornecida, um seguro de viagens corporativas abrangente deverá preencher as lacunas.
Para as companhias, o custo de um voo cancelado pode ir além da tarifa em si. Isto leva também à perda de produtividade, ao custo de alojamento ou bilhetes para eventos não utilizados e ao custo de comunicação enquanto os viajantes e os administradores fazem novas reservas.
Uma boa apólice de seguro de viagem de negócios pode compensar estes custos adicionais, pelo que vale a pena considerar uma que inclua um seguro de cancelamento de voo.
As interrupções de viagem são uma dor de cabeça para os viajantes e administradores, causando stress e frustração. Depois de receber a notificação de atraso ou cancelamento de um voo, reserve algum tempo para avaliar a situação e manter a calma.
Manter documentos: Seja através da companhia aérea ou de uma seguradora, a sua empresa provavelmente precisará de apresentar um pedido de reembolso por voos cancelados em algum momento. O arquivamento de toda a documentação do cancelamento garante o reembolso.
A tecnologia garante uma experiência de viagem mais tranquila para as companhias, desde a reserva até ao atendimento posterior. A melhor forma de remarcar um voo cancelado e manter a calma durante todo o processo é equipar os viajantes de negócios com as ferramentas digitais certas.
Antes de qualquer viagem, os viajantes de negócios devem descarregar a aplicação da companhia aérea. Contém cartões de embarque eletrónicos e informações do programa de fidelização, facilitando o processo de check-in e embarque. As aplicações das companhias aéreas também notificarão automaticamente os viajantes em caso de atraso ou cancelamento. Quando os lugares são remarcados automaticamente, os viajantes também podem iniciar sessão na aplicação para fazer alterações em tempo real.
As empresas podem utilizar ferramentas colaborativas como o Slack, Microsoft Teams e Asana para gerir comunicações internas à distância. Crie canais relacionados com viagens ou grupos de chat para manter toda a equipa atualizada sobre quaisquer alterações no itinerário.
As empresas têm o dever de cuidar dos colaboradores que viajam, e os rastreadores de viajantes garantem uma visibilidade total dos movimentos, mesmo quando há uma alteração de planos. Tripeden.com for Business tem uma parceria com a Traxo para visualizar as reservas de viagens de negócios num local centralizado, juntamente com um mapa em tempo real que mostra a localização de todos os viajantes. Isto facilita o apoio total e a tomada de decisões informadas.
As melhores plataformas de gestão de viagens evitam interrupções sempre que possível com procedimentos claros para os administradores de viagens e viajantes corporativos seguirem. Crie um portal com as ferramentas de que os viajantes necessitam para se sentirem apoiados e para se manterem em conformidade durante situações de ritmo acelerado, incluindo:
Políticas de viagens da empresa Documentos de comunicação
Listas de verificação de viagens
Informações de contacto de emergência
Ferramentas como o Tripeden.com for Business mantêm todos os itinerários num único local para melhor acompanhar possíveis problemas em tempo real. As melhores formas de remarcar voos cancelados envolvem flexibilidade. Permitem cancelar ou remarcar voos e alojamentos de negócios sem penalização, minimizando o custo dos cancelamentos.
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