A utilização de KPIs para a gestão de viagens pode reduzir os custos e melhorar a conformidade. Descubra os principais exemplos a seguir.
A sua empresa está a utilizar os principais indicadores de desempenho (KPI) mais atualizados para a gestão e eficiência das viagens? As viagens de negócios geram grandes quantidades de dados, incluindo tudo, desde o gasto médio em viagens até às taxas de utilização dos fornecedores. Ao analisar os dados relativos às viagens dos colaboradores, terá uma melhor compreensão de como cada viagem se alinha com os objetivos da empresa.
Estas métricas baseadas em dados contribuem para os principais indicadores de desempenho quantificáveis, medidas utilizadas para avaliar o sucesso do seu programa de viagens de negócios.
Estas medidas correspondem ao seu orçamento de viagens de negócios e aos parâmetros de referência do sector? Aprender a monitorizar os KPI da gestão de viagens ao longo do tempo ajuda a identificar tendências e a incentivar o cumprimento. Com os dados dos viajantes, poderá analisar melhor o que cada viagem de negócios traz em termos de ROI para tomar decisões estratégicas. Isto pode incluir determinar o que pode ser substituído por chamadas virtuais e quais as áreas que exigem mais deslocações profissionais presenciais.
Como medir o sucesso de uma viagem de negócios utilizando dados dos viajantes? Em primeiro lugar, avalie se a viagem de negócios atingiu o seu objetivo principal, quer se trate de fechar um negócio, apresentar um novo produto numa conferência ou reunir-se com parceiros internacionais.
Depois de avaliar se o objetivo da viagem de negócios foi alcançado, outros exemplos de KPI de viagem abrangem várias áreas, como a conformidade, as finanças, a sustentabilidade e a satisfação.
Eis as principais categorias de métricas de viagens de negócios a medir e seguir.
Agora que já cobrimos as categorias mais amplas, aqui estão as métricas mais específicas a seguir. A aplicação de exemplos de KPIs de viagens ajudarão a avaliar e a racionalizar as políticas de gestão de viagens da sua empresa.
Este KPI financeiro calcula o custo médio de cada reserva de viagem de negócios. Para calcular, some todos os custos de reserva associados a cada viagem, incluindo taxas e despesas administrativas, e depois divida pelo número total de reservas.
O acompanhamento do custo por reserva ao longo do tempo identifica potenciais taxas ocultas e tendências sazonais que podem ajudar a reduzir as despesas. Por exemplo, se estiver a gastar dinheiro numa plataforma de reservas que cobra uma taxa por viagem, mudar para uma solução gratuita como a Tripeden.com for Business pode reduzir o seu custo global por reserva.
Assegurar descontos em viagens de negócios é uma das melhores formas de as organizações reduzirem os custos. Para saber quanto está a poupar com as taxas empresariais existentes, subtraia a sua taxa com desconto à taxa média do mercado. Em seguida, dividir este valor pela taxa média de mercado e multiplicar por 100 para converter em percentagem.
Depois de determinar a sua taxa de poupança atual, pesquise para ter a certeza de que está a maximizar as suas poupanças. Um bom ponto de partida é a nossa Calculadora de Poupança , um questionário rápido que avalia se é possível reduzir as despesas com viagens empresariais utilizando a Tripeden.com for Business.
A sua política de viagens especifica uma ferramenta ou plataforma de reserva preferida? Em caso afirmativo, experimente este KPI de conformidade para acompanhar as taxas de adoção. Mede a percentagem de viajantes de negócios que utilizam a sua ferramenta de reservas em linha.online. Quando as taxas de adoção são baixas, é necessário investigar. A baixa adoção aponta frequentemente para problemas com a experiência do utilizador ou para a falta de opções de reserva. Uma plataforma como a Tripeden.com for Business, ao oferecer um painel de controlo central de fácil utilização e acesso a uma vasta gama de opções, pode naturalmente melhorar as taxas de adoção.
Este principal indicador de desempenho monitoriza a frequência das alterações e cancelamentos de itinerários. Em muitos casos, a alteração de uma reserva existente implica taxas administrativas e custos adicionais.
Para além de acompanhar a frequência das alterações e cancelamentos, pode também analisar os seus horários. Há certas alturas do ano que provocam mais mudanças? A análise dos dados ajuda a aperfeiçoar as suas políticas atuais. Também vale a pena incentivar uma ferramenta flexível de reserva de viagens com cancelamento gratuito.
As políticas de viagens das empresas são fundamentais para gerir as despesas e acelerar as aprovações, cumprindo simultaneamente os requisitos do dever de diligência. Esta métrica analisa a forma como os seus funcionários estão a seguir as políticas de viagem da empresa.
Que percentagem de viagens cumpre todas as diretrizes? Existem certas zonas onde é mais provável que os viajantes não cumpram as regras? Talvez seja necessário trabalhar mais com vista a uma maior clareza. Experimente utilizar o nosso Criador de políticas de viagens para garantir que todas as áreas são abrangidas.
Mais de 84% dos trabalhadores afirmam que as viagens de negócios são "importantes" ou "muito importantes" para a sua satisfação profissional. Em geral, as viagens de negócios devem ser uma experiência positiva e gratificante. Se não o forem, isso pode indicar um problema com o seu programa de viagens de negócios.
Para avaliar os KPIs da experiência dos funcionários, administre regularmente inquéritos de satisfação após cada viagem. Inclua perguntas específicas sobre como acharam o processo de reserva, o transporte, o alojamento e a viagem em geral. Com estes dados, pode identificar e resolver os pontos problemáticos para aumentar a satisfação.
Outro aspeto importante da experiência do empregado é a segurança. Como parte dos processos de avaliação e atenuação de riscos da sua empresa, deve ter processos claros para contactar os viajantes em caso de emergência. No entanto, se os seus perfis estiverem incompletos, esta informação de contacto pode estar em falta.
Com este KPI de conformidade, é possível criar uma pontuação de conclusão para perfis de viagem online. O ideal é que este valor seja o mais próximo possível de 100%.
Parte do dever de diligência consiste em minimizar as possibilidades de perturbação durante as viagens de negócios, quer seja devido a doença, documentação incompleta relativa a vistos ou condições climatéricas adversas. Quando estas situações ocorrerem, registe cada incidente comunicado para os acompanhar ao longo do tempo. Analisar os dados para identificar quaisquer tendências e atualizar os protocolos de segurança em conformidade.
Este principal indicador de desempenho monitoriza o impacto ambiental das viagens de negócios através da libertação de CO2. As empresas podem então investir em formas de atingir a neutralidade de carbono
Como posso controlar a minha pegada de carbono?
Utilize calculadoras de pegada de carbono como Greenly para controlar as emissões e criar estratégias de descarbonização personalizadas. Por exemplo, pode adaptar a sua política e incentivar os viajantes a apanharem comboios em vez de aviões em viagens de curta distância, investindo simultaneamente em compensações de carbono.
A sua empresa tem empresas de aluguer de carros, companhias aéreas ou hotéis preferenciais com os quais trabalha? Se estiver contratualmente obrigado a cumprir determinados requisitos de despesa para receber descontos em viagens de negócios, é importante acompanhar este KPI.
Para as pequenas e médias empresas que podem não cumprir os mínimos, as como a Tripeden.com for Business são muitas vezes mais vantajosas do que reservar diretamente com cada hotel. Os viajantes podem escolher entre um dos mais completos inventários de aluguer de carros, voos e hotéis,
Os exemplos de KPIs de viagem acima são alguns dos mais comuns. Mas é importante lembrar que não existe uma solução única para todos, uma vez que cada empresa tem os seus próprios padrões e requisitos de deslocação. Escolha os que mais se alinham com o programa de viagens e os objetivos da sua empresa. Por exemplo, os proprietários de pequenas empresas podem concentrar-se muito no custo por reserva e na poupança de descontos, enquanto as empresas maiores podem dar ênfase à conformidade com as políticas e à sustentabilidade.
Os KPI de viagens de negócios dão-lhe factos e números com que trabalhar, mas o que importa é o que faz com esses dados. Eis como ajustar a sua estratégia para melhor se alinhar com os objetivos do programa de viagens.
O cálculo dos KPI de viagem é mais eficaz quando efetuado ao longo do tempo. Em primeiro lugar, é necessário recolher e compilar os dados dos viajantes a partir dos sistemas de reservas da sua empresa. A análise dos dados dos viajantes a longo prazo permite identificar as tendências emergentes e os domínios que necessitam de ser melhorados. Existem quatro tipos de análise de dados utilizados na tomada de decisões sobre viagens de negócios:
Utilizando ferramentas de gestão de viagens, a sua empresa pode centralizar os dados dos viajantes para um acompanhamento mais preciso das métricas. Também é possível automatizar tarefas, o que melhora a eficiência. Integrar as plataformas de reserva com o software de gestão de despesas para carregar automaticamente os recibos em tempo real e acelerar as aprovações e os reembolsos.
Por fim, opte por soluções de viagens como a Tripeden.com for Business, que simplificam o processo de reserva e gestão. Com um painel de controlo central e de fácil utilização, os viajantes profissionais ganham controlo sobre os seus próprios itinerários, mantendo a conformidade com a política, enquanto os administradores podem gerir melhor as reservas e as despesas dos viajantes num único local.
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