Com as apps de digitalização de recibos a tornarem a digitalização muito simples, o futuro dos recibos de viagem será apenas eletrónico?
As viagens de trabalho frequentes geram uma abundância de recibos de viagem, a documentação necessária para apoiar o controlo, a aprovação e o reembolso das despesas. E se a sua equipa ainda apresenta recibos físicos de despesas de viagem, sabe como o processo pode ser moroso.
Embora a documentação em papel possa, por vezes, ser frustrante, as aplicações móveis e as plataformas de despesas automatizadas estão a transformar a forma como as empresas gerem os recibos de viagem. Os nossos dados mostram que, embora 16% das pessoas que tomam as decisões ainda utilizem folhas de cálculo, 35% mudaram para sistemas dedicados de gestão de despesas. Utilizando o Reconhecimento Ótico de Caracteres (OCR) e a extração de dados baseada em IA, é agora mais fácil do que nunca deixar de usar papel.
Com as ferramentas digitais adequadas, as equipas financeiras beneficiam de um sistema de controlo de despesas transparente e simplificado. No entanto, ao mesmo tempo, é frequentemente necessária alguma supervisão manual. Confiar apenas nas ferramentas de IA pode, por vezes, conduzir a problemas de conformidade. Isto porque, embora a IA seja excelente a aplicar regras, não é totalmente fiável quando se trata de as interpretar. E os sistemas Al nem sempre estão atualizados com as alterações à legislação fiscal e às categorias de despesas.
Continue a ler para saber mais sobre os prós e os contras de deixar de usar papel, bem como sobre as principais caraterísticas a procurar ao escolher uma aplicação de gestão de despesas.
A tecnologia está a impulsionar a evolução digital da gestão das despesas de viagem. No passado, a aprovação e o reembolso implicavam a recolha de recibos em papel para as despesas de viagem e o preenchimento manual de formulários.
Atualmente, os viajantes de negócios estão cada vez mais à vontade com as aplicações automatizadas de controlo de despesas, sendo que 88% consideram esta tecnologia fiável. O software de gestão de despesas ajuda a processar dados de faturas e recibos, extraindo termos de pesquisa relevantes e identificando discrepâncias em tempo real. Os sistemas de IA podem automatizar o processo de viagens e despesas, extraindo dados não só de recibos e faturas de viagens, mas também de itinerários históricos para associar com precisão as despesas às viagens e projetos correspondentes.
As aplicações de digitalização de recibos também simplificam o processo de controlo e aprovação das despesas de viagem. Utilizando um software móvel, os viajantes profissionais só têm de tirar fotografias dos recibos e carregá-los diretamente nas plataformas de gestão de despesas para processamento imediato.
As organizações ganham tempo e produtividade quando deixam de utilizar recibos em papel. Um inquérito realizado a 235 empresas da região nórdica revelou que as empresas gastavam, em média, 14 minutos a processar cada recibo em papel. Ao mudar para os recibos digitais diretos, o tempo de processamento foi reduzido até 12,5 minutos, poupando um dia inteiro de trabalho por cada 275 recibos processados.
A modernização do processo de gestão de despesas torna a manutenção de registos mais precisa. Em vez de procurar em ficheiros de recibos em papel para verificar uma despesa de viagem, as equipas financeiras podem procurar registos digitalizados com apenas alguns cliques. A manutenção de registos digitais melhora a conformidade legal e fiscal, com menos hipóteses de desaparecimento de recibos de viagens de negócios.
A transição para o sistema de recibos em papel é uma necessidade para os trabalhadores remotos de hoje. Quando a sua empresa trabalha com contratantes, freelancers e trabalhadores remotos em locais distantes, um formato digital uniforme mantém as despesas de viagem organizadas. Os trabalhadores podem simplesmente digitalizar os recibos e carregá-los em tempo real,
Finalmente, um escritório sem papel é mais sustentável. Muitos recibos em papel são impressos termicamente com químicos como o bisfenol A (BPA) que não podem ser reciclados, além de que a redução dos recibos de despesas impressos poupa água, energia e árvores.
Estão a ser gradualmente eliminados, mas alguns países ainda utilizam recibos em papel.
Por todas as razões acima referidas, um número crescente de empresas está a digitalizar os seus recibos de viagens de negócios e relatórios de despesas. E alguns governos estão a seguir o exemplo.
Por exemplo, a lei francesa Anti-Waste Law for a Circular Economy inclui a proibição da impressão sistemática de recibos em papel em estabelecimentos hoteleiros e retalhistas, com início em 2023. Embora os clientes possam continuar a pedir recibos em papel, se assim o preferirem, a lei tem por objetivo eliminá-los gradualmente.
É claro que, em alguns países como a Alemanha e o Japão, os recibos em papel continuam a ser o método mais acessível e preferido. O fornecimento de um registo físico em papel das despesas melhora a transparência e a segurança para incentivar a conformidade financeira, sem o risco real ou aparente de adulteração digital. E quando os viajantes de negócios visitam países com ligações à Internet limitadas, manter os recibos em papel para introdução manual pode ser a opção mais realista.
Se lidera uma equipa que viaja frequentemente em trabalho, os recibos podem acumular-se rapidamente. Existem duas formas principais de organizar os recibos eletronicamente.
1. Utilize aplicações de gestão de recibos para despesas de viagem em movimento
A forma mais fácil de manter os recibos de viagem organizados é através de aplicações de digitalização de recibos. Estes criam rapidamente versões digitais de recibos em papel durante a viagem, que podem ser carregados e recuperados instantaneamente a partir de sistemas digitais utilizando filtros e palavras-chave.
Uma vez descarregada a aplicação no telemóvel do viajante, este pode utilizar a câmara do smartphone para tirar uma fotografia de cada recibo de viagem. A tecnologia OCR da aplicação digitaliza texto e números para criar uma versão digital segura.
2. Organize grandes volumes de papelada com a digitalização de documentos
A transição do papel para o relatório de despesas digital pode ser morosa, especialmente se estiver a trabalhar com sistemas antigos. Para as empresas em rápido crescimento que lidam com uma acumulação de recibos de despesas de viagem, pode valer a pena investir num scanner de documentos empresariais. Estes sistemas digitalizam grandes quantidades de documentos em papel para transferir os relatórios de despesas de viagem existentes para o seu novo sistema digital.
Existe uma grande variedade de software de gestão de despesas no mercado, e muitos têm ferramentas dedicadas à digitalização de recibos de viagem. Eis uma lista das principais caraterísticas a procurar:
Aqui estão cinco soluções de gestão de despesas que podem ajudar a sua equipa a digitalizar, acompanhar e organizar os recibos de viagem de forma mais eficaz.
A tecnologia SmartScan da Expensify torna-a uma escolha fácil de utilizar para viagens de negócios com um elevado número de integrações. Para capturar recibos de viagem, os utilizadores só precisam de uma câmara de smartphone. Em seguida, a tecnologia extrai automaticamente detalhes importantes como o comerciante, a data e o total.
Está emparelhado com serviços de partilha de viagens, como a Uber, e tem também uma função de controlo de quilómetros para os viajantes que conduzem sozinhos. A Expensify também tem uma parceria com Tripeden.com for Business para simplificar a gestão de despesas de viagem . Quando os viajantes utilizam um cartão de crédito da empresa para pagar as despesas de viagem, a Expensify associa automaticamente os recibos digitalizados à transação correta.
A Expensify é gratuita?
Embora as pessoas possam utilizar a New Expensify gratuitamente e desfrutar de SmartScans ilimitados, as empresas terão de subscrever os planos Collect ou Custom para aceder a todas as funcionalidades, como a categorização de despesas.
As equipas financeiras já estarão familiarizadas com o software de contabilidade QuickBooks, que está equipado com uma gama completa de funcionalidades de contabilidade e gestão de despesas.
A função de digitalização de recibos da ferramenta oferece uma forma abrangente de digitalizar recibos e integrá-los automaticamente nos relatórios de despesas. É a melhor opção para empresas de maior dimensão que procuram uma solução de contabilidade abrangente.
A Dext facilita a automatização do controlo de despesas de viagem com a sua aplicação de scanner de recibos integrada. Quando os funcionários que viajam digitalizam os seus recibos de viagem, a informação é digitalizada e enviada para um repositório central para análise. A ferramenta integra-se na seleção completa de serviços de contabilidade e vendas da Dext.
A aplicação de digitalização de recibos da Dext é simples de utilizar e integra-se perfeitamente em plataformas de contabilidade como o Xero e o QuickBooks. A ferramenta é mais cara do que algumas outras nesta lista, com planos básicos para pequenas empresas a partir de £23 por mês.
Adequada para Android e iOS, a aplicação de digitalização de recibos da Wave utiliza a tecnologia OCR para extrair e organizar dados de documentos impressos. Uma vez descarregada, a aplicação não só permite digitalizar recibos ilimitados, como também inclui uma opção de importação em massa para gerir grandes volumes. Os recibos de viagem são guardados em segurança na nuvem para uma fácil recuperação através de vários dispositivos.
O software de gestão de recibos e despesas baseado na nuvem elimina grande parte da necessidade de armazenar documentos em formato físico. No entanto, antes de eliminar totalmente os recibos em papel, é importante ter em conta os regulamentos legais e fiscais para se manter em conformidade.
Muitas organizações fiscais, incluindo o IRS dos Estados Unidos _e o HMRC do Reino Unido , incentivam um sistema de gestão de despesas eletrónico e sem papel. Alguns países, como a Suécia, só recentemente passaram a permitir a documentação eletrónica, tendo a lei Receipt Act sido aprovada apenas em 2024._
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Outros têm regulamentos rigorosos relativamente ao armazenamento seguro de dados. Por exemplo, O Japão exige que todos os recibos digitalizados sejam guardados em local inviolável e com registo de data e hora, enquanto O GObd da Alemanha exige a utilização de software de contabilidade certificado para guardar registos digitais.
A simplificação da gestão de recibos de viagem começa com a utilização das ferramentas certas. A digitalização dos recibos de viagem simplifica o processo de controlo e comunicação de despesas. Também pode reduzir o tempo gasto na gestão das despesas de viagem escolhendo ferramentas que se integrem diretamente com as suas plataformas de reserva de viagens para facilitar a recuperação de dados, como Expensify com Tripeden.com for Business.
Seguem-se algumas dicas de boas práticas para simplificar as aprovações e, ao mesmo tempo, incentivar a conformidade.
1. Tornar os seus processos compatíveis com dispositivos móveis
Se quiser que os empregados que viajam documentem as despesas de viagem em tempo real, devem poder fazê-lo a partir dos seus dispositivos móveis. Crie um processo de viagens e despesas compatível com dispositivos móveis que inclua aplicações de digitalização e acompanhamento de recibos.
2. Crie uma política de viagens clara
A política de viagens da sua empresa fornece uma descrição das despesas aprovadas para acelerar o processo de reembolso. Ao criar a sua política, certifique-se de que faz referência às ferramentas digitais que a sua equipa deve utilizar para recolher e apresentar recibos para aprovação.
3. Automatizar os fluxos de trabalho
Utilize software de gestão de despesas automatizado para reduzir o tempo e o custo do processamento manual. Com soluções de gestão de viagens automatizadas, como Tripeden.com for Business, poderá configurar um fluxo de trabalho de aprovações personalizado que se enquadre nas políticas de viagens da empresa.
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Otimize as suas viagens de negócios, simplifique os seus processos e torne a sua organização mais ef...
Uma política de despesas de viagem clara define as expectativas para quem viaja a negócios.
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