Fluxos de aprovação ineficientes podem reduzir o cumprimento da política de viagens. Saiba como otimizar os processos de aprovação.
De acordo com o nosso questionário recente, 76% dos viajantes de negócios afirmaram conhecer as políticas de viagem da sua empresa. No entanto, muitos desconheciam os pormenores da política quando comparados com os decisores da empresa, reduzindo a conformidade geral. As razões para este desfasamento entre a sensibilização e a conformidade vão desde políticas mal comunicadas a diretrizes de reserva demasiado restritivas e à necessidade de várias aprovações.
Um processo de aprovação ineficaz pode revelar-se frustrante para os funcionários em viagem e para a direção. Muitas vezes também é caro e demorado. Um estudo de opinião sobre viagens de negócios da GBTA de 2023 concluiu que a aprovação manual antes da viagem era necessária para 27% das viagens domésticas e 34% das viagens internacionais. Embora os processos de aprovação mais rigorosos possam ajudar uma empresa a controlar as despesas não autorizadas, isto pode ter o efeito secundário indesejado de desafios adicionais, incluindo atrasos e incumprimento.
Uma das melhores formas de tornar a política de viagens dos seus colaboradores mais fácil de utilizar e eficaz é simplificar os fluxos de trabalho de aprovação de viagens. Abaixo, abordaremos os desafios e soluções mais comuns associados aos pedidos de viagem, para que possa proporcionar um processo de aprovação mais simples.
Uma política de viagens dos colaboradores é um conjunto de regras, diretrizes e processos elaborados por uma organização para gerir melhor as suas viagens de negócios. Embora um dos principais objetivos de uma política de viagens seja estabelecer um orçamento e controlar as despesas de viagens de negócios, vai mais além e inclui aspetos de gestão de riscos, bem-estar dos colaboradores e processos de aprovação.
Uma boa política de viagens para colaboradores fornece uma estrutura para toda a viagem. Este documento abrangerá as fases de uma viagem de negócios, desde a pré-aprovação até ao debriefing, bem como todas as etapas intermédias.
Sem uma política de viagens empresarial definida, os custos podem sair do controlo rapidamente. As diretrizes da política de viagens de negócios estabelecem limites de despesas, procedimentos de reembolso e fornecedores preferenciais.
Um conjunto de diretrizes também proporciona consistência aos colaboradores, que podem poupar tempo seguindo procedimentos estabelecidos e eficientes para obter aprovações de viagens, reservar viagens e apresentar relatórios de despesas.
Da perspetiva dos recursos humanos, as políticas de viagens da empresa protegem a organização, assegurando a conformidade com os requisitos legais relativos ao dever de cuidado e à gestão de riscos.
A primeira fase das viagens de negócios é a apresentação de um pedido de viagem para aprovação. Os pedidos de viagem são apresentados pelos funcionários à parte relevante para aprovação. Pode ser o departamento financeiro, um coordenador de viagens da empresa ou uma equipa de gestão direta. Os pedidos devem incluir todos os pormenores relevantes da viagem, incluindo datas previstas, destinos, objetivo e custos estimados.
O processo de pedido e aprovação deve estar claramente definido na política de viagens da empresa. As regras específicas variam consoante a dimensão, o orçamento e a frequência das viagens de negócios da sua organização.
Para as grandes empresas, pode esperar seguir a maior parte dos passos abaixo, enquanto as PME exigirão normalmente menos passos e níveis de aprovação.
O funcionário inicia o fluxo de trabalho de aprovação submetendo um formulário de pedido de viagem preenchido com todos os detalhes relevantes da viagem.
O gestor do funcionário revê o formulário de pedido de viagem para garantir que a viagem é necessária, está dentro do orçamento e segue as diretrizes da política de viagens da empresa.
Em alguns casos, o pedido de viagem é passado a outras partes interessadas para aprovações superiores. A equipa financeira pode verificar os custos para garantir que se enquadram nos orçamentos departamentais aprovados. A gestão de topo pode ter de efetuar verificações adicionais de conformidade e legais, consultando as políticas de viagem para orientação.
Se houver algum problema com o pedido de viagem, este será reenviado ao funcionário para alteração. Caso contrário, está oficialmente aprovado e pode passar à fase seguinte.
Uma vez aprovado, o coordenador de viagens ou o funcionário tem autorização para reservar voos, hotéis, aluguer de automóveis e outros preparativos. Estas reservas têm de corresponder às estimativas de custos e aos pormenores especificados no pedido inicial.
O pedido de viagem, as confirmações de reserva, os recibos, as faturas e quaisquer outros documentos relacionados devem ser guardados para efeitos de registo.
Uma vez concluída a viagem, o funcionário apresenta um relatório de despesas ao departamento financeiro com todos os recibos. Esta é outra área em que é importante consultar a política de viagens da empresa para verificar a conformidade dos relatórios e dos reembolsos.
As viagens de negócios são normalmente a segunda maior despesa operacional de uma empresa, com os gastos excessivos dos empregados a absorverem entre um quinto e um terço do orçamento. Portanto, o custo da não conformidade pode ser enorme, principalmente para pequenas e médias empresas.
Exigir a aprovação do gestor para viagens de negócios garante que as viagens sejam essenciais para os objetivos da empresa e permaneçam dentro do orçamento.
Embora a aprovação do gestor mantenha os custos alinhados com as diretrizes da política de viagens dos funcionários, o processo de aprovação de viagens apresenta os seus próprios desafios.
As solicitações de viagem devem atender a todas as diretrizes de política da empresa, incluindo aquelas relacionadas a orçamento, segurança e procedimentos de reserva. Se estas não forem armazenadas num sistema centralizado e claramente comunicadas a todas as partes relevantes, podem ocorrer erros dispendiosos.
Mesmo que o seu local de trabalho tenha passado a não utilizar papel, um processo de aprovação manual pode envolver um longo rasto de e-mails. O envio de pedidos de viagem para trás e para a frente entre caixas de entrada acarreta um risco acrescido de erros, falhas de comunicação e atrasos.
Alguns fluxos de trabalho requerem a aprovação de vários intervenientes, incluindo chefias diretas, coordenadores de viagens e administradores financeiros. Com cada pedido a passar por vários níveis de burocracia, qualquer atraso no processo de aprovação leva a atrasos.
Uma política de viagens ineficaz pode aumentar o custo das viagens corporativas, quer seja devido a incumprimento ou a uma burocracia que faz perder tempo. Se não atualizar as suas políticas há algum tempo, se utilizar modelos genéricos ou se se basear num processo de aprovação manual e moroso, é menos provável que os funcionários que viajam continuem a cumprir as regras.
No mundo dos negócios, racionalizar um processo significa eliminar quaisquer passos desnecessários que possam impedir a eficiência. O objetivo da racionalização é aumentar a produtividade, reduzir o desperdício e minimizar a incerteza.
As ferramentas digitais atuais transformaram as viagens empresariais, racionalizando o seu fluxo de trabalho de aprovação e tornando as políticas de viagem mais fáceis de compreender. Associe as soluções digitais a iniciativas de eficiência para simplificar o processo de aprovação e reduzirá a carga de trabalho dos viajantes de negócios, gestores de viagens e departamentos financeiros.
A racionalização do seu sistema de gestão de viagens começa com a automatização digital. Desde a criação de pedidos de viagem até ao armazenamento de documentos, o software de automatização ajuda a garantir que todos os passos do processo de aprovação de viagens decorrem sem problemas.
Plataformas como a Traxo detetam automaticamente os e-mails de confirmação e extraem os dados relevantes do viajante para serem apresentados no seu sistema de gestão de viagens. Um software de gestão de despesas como o Expensify automatiza os relatórios de despesas e a documentação das aprovações, reduzindo a possibilidade de erro para uma melhor conformidade com a política de viagens.
Nem todos os tipos de viagens de negócios exigem o mesmo nível de aprovação. Por exemplo, viagens de um dia e voos domésticos podem requerer a aprovação da chefia direta de um colaborador. As viagens internacionais mais longas podem exigir a aprovação de mais do que um departamento. Estes fluxos de trabalho de aprovação devem ser claramente indicados na política de viagens da empresa, garantindo que os pedidos são satisfeitos atempadamente.
Quando há um único gestor encarregue de todas as aprovações de viagens, a sua ausência causa atrasos desnecessários. As plataformas de gestão de viagens como a Tripeden.com for Business permitem-lhe nomear vários administradores para agilizar o seu fluxo de trabalho. Assistentes administrativos, gestores de viagens, equipas de RH e financeiras podem todos iniciar sessão na plataforma para ver as informações dos viajantes a partir de um painel central.
Uma formatação inconsistente pode significar que alguns pedidos de viagem demoram mais tempo a ser aprovados, uma vez que os administradores precisarão de mais tempo para a revisão. É melhor utilizar formulários normalizados em todos os departamentos, quer esteja a aprovar pedidos de viagem para funcionários a tempo inteiro ou contratantes externos Se estiver a utilizar um software de gestão de viagens, este irá gerar automaticamente formulários de pedido consistentes.
Embora os pedidos de viagem complexos exijam uma análise detalhada, muitos pedidos de viagem comuns podem ser pré-aprovados no sistema para poupar tempo. Na sua política de viagens de negócios, diferencie entre aprovações de alto custo e de baixo custo, cada uma com a sua própria abordagem.
O melhor software de gestão do fluxo de trabalho inclui ferramentas de análise de dados para identificar tendências de viagens, acompanhar despesas e criar estratégias de soluções de poupança de custos adaptadas às necessidades da sua empresa. Por exemplo, a Monday.com oferece painéis de controlo personalizados para apresentar o seu fluxo de trabalho utilizando gráficos de Gantt e dados do utilizador em tempo real. Com estas informações sobre os viajantes de negócios, pode ajustar a sua política de viagens para refletir as necessidades reais da sua equipa.
Uma das melhores formas de agilizar as aprovações é integrar os pedidos e as políticas de viagem com a tecnologia existente. Pedir aos funcionários que consultem um documento PDF ou Word está desatualizado e consome muito tempo. Ao integrar a sua política de viagens com a tecnologia de reservas, pode definir diretrizes e limites.
Por exemplo, Tripeden.com for Business permite que os administradores definam orçamentos recomendados para hotéis. Isto ajuda a garantir que os pedidos de deslocação dos empregados cumprem as políticas de viagem. A utilização de uma solução de gestão de viagens de negócios como Tripeden.com for Business também agiliza as suas aprovações, permitindo reservas sem recorrer a gestores de conta separados ou apoio informático.
Se a sua empresa estiver a registar um elevado volume de reservas de viagens não conformes, considere se a linguagem da sua política é a culpada. É mais provável que os viajantes profissionais ignorem as políticas de viagens complicadas e pesadas, o que lhes custa tempo e dinheiro.
Para maximizar o cumprimento da política de viagens da sua empresa, esta deve ser comunicada de forma simples e eficaz. Para começar, o documento deve ser facilmente acessível a todas as partes interessadas relevantes, normalmente num portal de funcionários ou de RH. Também pode ser integrada diretamente no software de reservas.
Escreva a sua política com instruções passo a passo para pedidos de viagem, aprovações e reembolsos. Evite utilizar jargão empresarial ou jurídico e considere a possibilidade de dividir a política em secções para cada função.
É útil incluir uma lista de verificação de viagens de negócios que os colaboradores possam seguir para garantir que cumprem todos os requisitos do processo de aprovação, bem como uma secção de FAQ que seja frequentemente atualizada de acordo com o feedback dos viajantes de negócios.
Além de atualizar a sua política de viagens, uma das melhores formas de melhorar o processo de aprovação é utilizar uma plataforma de gestão de viagens como Tripeden.com for Business.
Tripeden.com for Business mantém tudo num único local, com ferramentas eficientes para reservar, gerir e monitorizar as viagens de trabalho da sua equipa. Pode convidar colaboradores para a plataforma, atribuindo uma função a cada perfil para simplificar o processo de aprovação. Para necessidades de viagem comuns e frequentes, os viajantes podem reservar os seus próprios voos, hotéis e alugueres de automóveis de acordo com a política de viagens e o orçamento. Um localizador de despesas em tempo real dá-lhe total visibilidade sobre as despesas de viagem, que podem ser exportadas para relatórios detalhados.
Integre a sua política de viagens de negócios em plataformas digitais como estas para obter uma melhor visibilidade, reduzir o stress e aumentar a taxa de conformidade.
O seguinte guia servirá como o seu manual passo a passo completo sobre políticas de viagens.
Com este guia abrangente, aprenderá o que é uma política de viagens, como monitorizar o seu comprime...
Uma política de despesas de viagem clara define as expectativas para quem viaja a negócios.
